Многие компании отправляют своих сотрудников для решения деловых вопросов в другие города и, даже страны. Авиабилеты в командировку оплачивает работодатель. Процедура покупки билетов мало чем отличается от стандартной, но имеет определенные нюансы в плане отчетности.
В статье мы рассмотрим, как покупается и оплачивается билет для полета в командировку, чем подтвердить поездку в бухгалтерии.
Покупка авиабилета для командировки за наличный расчет
Принцип покупки билетов для командировок у каждой компании свой. В некоторых случаях бронированием и покупкой занимается отдельное лицо. В других эта процедура ложится на плечи самого командировочного. Вне зависимости от этого, для отчетности важно сохранить все чеки и маршрут-квитанцию.
За наличный расчет авиабилеты покупают в офисах авиакомпании и в кассе аэропорта. Если покупкой занимается определенное лицо, то командировочный получит билет на руки. Никаких дополнительных действий ему совершать не нужно. Если сотрудник покупает билет самостоятельно, работодатель обязуется оплатить его по тарифам авиакомпании, с учетом сервисного сбора и дополнительных расходов. Для этого важно предоставить в бухгалтерию чеки о покупке.
Безналичный расчет за авиабилет для командировки
Безналичный расчет практикуют при покупке билетов через интернет. Это наиболее простой и удобный способ, подходящий тем, кто экономит свое время. Для отчетности сотруднику, купившему билеты самостоятельно, нужно предоставить электронный билет и выписку с банковского счета, подтверждающую оплату.
Похожие статьи:
Что нужно для отчета перед бухгалтерией
Если командировка внеплановая, работодателю некогда заниматься покупкой авиабилета. Он может возложить эту функцию на своего сотрудника. Чтобы получить компенсацию за расходы на билет, нужно предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие совершение перелета. На это дается 3 дня с момента возвращения.
Главные документы для отчетности перед бухгалтерией:
- Билет на самолет можно предоставить, как в бумажном, так и в электронном виде. Если информация в нем на иностранном языке, может потребоваться перевод. На билете должна быть указана дата и время вылета, а также персональные данные пассажира.
- Посадочный талон пассажир получает при прохождении регистрации на рейс, непосредственно перед вылетом. Этот документ подтверждает, что рейс действительно состоялся, а сотрудник компании присутствовал на борту. Посадочный талон представляет собой небольшую бумажку с печатью о проведенном досмотре.
В отдельных случаях может потребоваться квитанция о совершении платежа или выписка из банковского счета. Компенсацию от работодателя сотрудник может получить, как вместе с зарплатой, так и отдельным платежом.
Как быть при утрате авиабилета или посадочного талона
Если пассажир по каким-то причинам утратил посадочный талон, он может восстановить его, обратившись к представителям авиакомпании. Это можно сделать при личном визите в офис или в рамках электронного запроса. Для получения дубликата талона достаточно предоставить паспорт и купленный билет.
Чтобы получить от работодателя компенсацию за расходы на авиабилеты, сотрудник следует сохранить посадочный талон и маршрут-квитанцию. Способ оплаты и покупки билетов значения не имеет. Если посадочный талон был утерян, его легко восстановить, обратившись к авиаперевозчику.
